Im Zuge der immer stärker werdenden Digitalisierung benötigt man die Möglichkeit, digitale Unterschriften leisten zu können.
Digitale Unterschrift bedeutet nicht, dass man seine gescannte Unterschrift unter ein Schreiben einklebt, sondern dass man mittels elektronischer Verfahren sicher sein kann, dass das Dokument wirklich von dieser Person zu dieser Zeit signiert wurde.
Wer schon einmal in unser Standesamt geblickt hat, dem ist vielleicht der Kartenleser aufgefallen, mit dem die Standesbeamten mittels Ihrer Signaturkarte und der Eingabe eines PINs die amtlichen Dokumente signieren.
Um Euch langsam an diese Art der Signierung heranzuführen, bieten wir die Möglichkeit zur Signatur auch im Dokumenten-Management an. Wir arbeiten (vorerst) noch nicht mit Signaturkarten, sondern einem Passwort-Verfahren.
Damit lassen sich Dokumente elektronisch signieren und das DMS zeigt entsprechend an, dass etwas signiert ist.
Man kann von seinem Vorgesetzten oder dem Kollegen eine Unterschrift anfordern, mit der er beispielsweise einen Vorgang bestätig oder einen digitalen Umlauf machen, bei dem jeder die Kenntnisnahme mit seiner elektronischen Unterschrift bestätigt.
Ich bitte Euch daher darum, sich mal mit dieser Thematik auseinanderzusetzen, wenn diese dann zwingend kommt, sind wir entsprechend vorbereitet.
Ganz einfach, um sicherzugehen, dass Du der/diejenige bist, die die Unterschrift leistet, ist es erforderlich, sich ein Passwort für die digitale Unterschrift einruzurichten.
Dieses geht ganz leicht über das Menü PROGRAMM - Unterpunkt PASSWORT FÜR DIE ELEKTRONISCHE UNTERSCHRIFT…
Nach Anwahl dieses Punktes erscheint die Passwort - Aufforderung:
Das wars schon, zweimal eingeben, auf OK klicken - fertig.
Oh, das steht, ich soll mein altes Kennwort eingeben, weiss es aber nicht mehr? Man kann das zurücksetzen, einfach ein Ticket an die IT schreiben (das können und dürfen nur Administratoren).
Momentan bietet es sich an, die elektronische Signatur für verwaltungsinterne Zwecke zu verwenden.