Zum einfachen Versenden von Briefpost kann in Westoverledingen der ePost-Dienst verwendet werden.

Man braucht nicht viel dazu:

  1. Einen ePost-User-Account - gibts bei uns, kann über das Ticket-System beantragt werden.
  2. Einen ePost-Drucker, mit dem Dokumente in die ePost gegeben werden können (ist auf jedem CITRIX-Client installiert, wer also im HomeOffice arbeitet, sollte den auf jeden Fall haben).
  3. Die Briefbögen, die man per ePost versendet, sollten auf "ePost-Tauglichkeit" geprüft werden.(Das Anschriftenfeld muss bestimmte Kriterien erfüllen,zudem sollte ein Feld eingefügt werden, mit dem man dem ePost-System signalisiert, wo ein neues Schriftstück beginnt (ist meist leicht zu machen, die IT und auch die Digitalisierung helfen gern).

Wie geht denn das?

  1. ePost funktioniert vom Prinzip her so:
    1. Man druckt auf dem ePost-Drucker. Dieser ist kein richtiger Drucker, sondern eine Software, die das zu druckende Schriftstück analysiert und feststellt, was im Adressfeld steht
    2. Sobald man den Senden-Button drückt, wird das Schriftstück auf unserem ePost-Server zwischengeparkt und dann zur "richtigen" Post weitergeleitet, wo der Brief ausgedruckt und dann zugestellt wird.
    3. Der Kunde hat also am Ende ein richtiges Papierdokument in der Hand

Und jetzt mal "in Echt" - Versenden mit ePost

am Beispiel eines Briefes aus dem DMS Regisafe

  1. Einen Brief anlegen mit der Vorlage "ePost Business-Box - Blanko"Diese Vorlage passt genau in die Vorgaben, die man für ein ePost-Dokument benötigt, kann also auch gern als Muster verwendet werden.

  2. Für diese Vorlage ist es hilfreich, das Adressfeld auszufüllen, damit die ePost auch weiss, wo die Post hinsoll.

  3. So sieht das ausgefüllte Word-Dokument aus, nichts besonderes eigentlich.

  4. Beim Ausdrucken kommt der eigentliche Trick. Dort als Drucker den "ePostBusiness Box Printer" auswählen und den "Drucken" - Button anklicken.

  5. Es öffnet sich jetzt das ePost-Programm. Wenn man noch nicht angemeldet war, wird noch der Login abgefragt.Dieser Login ist NICHT IDENTISCH mit dem Windows-Login, sondern muss eigens angelegt werden.Sie haben noch keinen? Hier kann man den beantragen.

  6. Loggt man sich das allererste Mal auf dem ePost-Account ein, kommt noch eine sogenannte Zertifikats-Meldung.Diese einfach mit "Akzeptieren" bestätigen.Danach sollte der Epost-Druckdialog sich öffnen.

  7. Nachdem man sich erfolgreich angemeldet hat, wird das zu druckende / zu versendende Dokument von der Software analysiert.Die roten Kästen auf dem Dokument zeigen Bereiche an, die nicht beschriftet werden dürfen, da dort die Post Ihre Markierungen anbringt.Wie man sehen kann, wurde bei diesem Dokument die Adresse erkannt und wird links im Feld AN der Software angezeigt.Jetzt braucht man nur noch auf "Senden" klicken und der Brief wird zur weiteren Bearbeitung durch die Post freigegeben.

  8. Du möchtest nachschauen, wo Deine Sendungen geblieben sind? Das kann man direkt in der ePost-Postfach-App machen.Auch hier muss man sich natürlich anmelden.Hier lässt sich auswerten, welche Briefe bereits versendet sind, noch in der Bearbeitung usw.

Hier das offizielle Handbuch.

Für die ITler:

Man kann auch direkt in eine SMB-Freigabe Dokumente hochladen bzw. für jeden Stapel nachschauen, ob Dokumente versendet bzw. abgelehnt wurden.

Wie man in diese Freigabe hineinkommt, steht in der Passwortverwaltung. Einfach Suchen nach “ePost Zugriff auf Verzeichnisfreigabe” .