Die Funktion "Zusammengeführte Datei" ist eine Möglichkeit mehrere Schriftstücke in Regisafe zu einer einzelnen großen PDF-Datei zusammen zuführen. Dies ist insbesondere für das Versenden von Akten (z.B. Sozialamtsakten) wichtig, da hier ein die komplette Akte zusammengefasst sein muss.
Um eine zusammengeführte Datei zu erstellen, muss zunächst ein neues Schriftstück mit der Option "Zusammengeführte Datei" erstellt werden (erkennbar u.a. durch das PDF-Symbol)
Abb. 1 - Neu Anlegen -> Zusammengeführte Datei
Im neuen Fenster werden nun die üblichen Informationen von Regisafe abgefragt (Aktenzeichen, Teilaktenzeichen, Zugriff, Text, ...). Bei der zusammengeführten Datei ist der Reiter "Inhalt" neu. Dieser wird ausgewählt.
Abb. 2 - Inhalt Zusammengeführter Datei (blanko)
Durch die Auswahl von "Ändern" und "Hinzufügen" lassen sich nun Schriftstücke zur Datei hinzufügen. Diese lassen sich über die Regisafe-Suche finden und übernehmen. In diesem Fall werden Schriftstücke aus der Teilakte 10 54 07:Krippe Flachsmeer.... in eine Datei zusammengeführt.
Abb. 3 - Inhalt Zusammengeführter Datei (Vor Konvertierung)
Sobald Schriftstücke der zusammengeführten Datei hinzugefügt werden oder eine Datei neu erstellt wurde, muss eine Konvertierung gestartet werden. Diese wird durch das Betätigen von "OK" bei erstmaligen Erstellen, oder "Neu Zusammenstellen" bei Änderung gestartet. Die Konvertierung ist die Zusammenführung und Komprimierung der einzelnen Schriftstücke in die eine zusammengeführte Datei.
Dieser Prozess kann, je nach Größe und Menge der Schriftstücke, einiges an Zeit in Anspruch nehmen. Nach erfolgreicher Beendigung lässt sich das neue Schriftstück im Reiter "Datei-Vorschau" betrachten.
Anschließend kann die zusammengeführte Datei, wie jedes andere PDF-Schriftstück, über die üblichen Wege aus Regisafe exportiert werden.